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FLASH : Le 25 mars 2010, b-pack sera présent à la Conférence Achats 2010 organisée par son partenaire Crop & C et présentera les dernières innovations en matière de gestion des processus complexes dans des organisations complexes... Pour en savoir plus : http://www.cropandco.com/pages/conference-ha.aspx?r=1 |
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REVUE DE PRESSE Pour vous inscrire à la liste : Publication Interne 25/09/2009 : Les opportunités de la modernisation dans les collectivités... La mise en œuvre de l’Acte II de la décentralisation a de nombreuses conséquences organisationnelles pour les collectivités territoriales. Celles-ci doivent faire face à plusieurs contraintes à priori difficiles à concilier entre elles : la réduction des marges de manœuvre financière qui impose un renforcement de la gestion des moyens, le changement d’échelle des collectivités qui complexifie les relations internes et induit la nécessaire montée en charge de l’encadrement, dans un contexte général de maîtrise des dépenses, notamment avec la mise en place de la comptabilité d’engagements. Les collectivités territoriales n’ont pas le choix, le mot d’ordre est moderniser. Cette nouvelle vision du service public passe par l’adéquation des systèmes d’information aux nouveaux besoins de gestion. Peu de Collectivités Territoriales ont mis en œuvre des indicateurs de performance dans leur expérimentation de la LOLF. Pourtant, les décisions prises aujourd’hui sont importantes d’une part dans l’accomplissement de la mission, mais également auprès des électeurs dont la sanction sur l’efficacité se situe dans les urnes. Il est possible de transformer une contrainte en opportunité. C’est le cas par exemple du Conseil Général de l’Ardèche, qui a mis en place la solution b-pack eProcurement Suite de l’éditeur français b-pack. L’enjeu principal est d’automatiser et de mettre sous contrôle toute la chaîne de la commande publique, en offrant un service pertinent à l’ensemble des collaborateurs. La solution b-pack a reçu une mention spéciale du jury lors des trophées Arseg des services généraux 2008. Catherine Garcia, chef du service des moyens généraux au Conseil Général de l’Ardèche témoigne du succès du projet « premier atout, il évite les achats inutiles puisqu’avant chaque commande, il vérifié la disponibilité du produit dans nos stocks. Autre progrès, la dématérialisation du circuit des bons de livraison. Lors de la réception de sa commande, le service concerné utilise l’application pour cocher les articles reçus, et il conserve le bon de livraison papier. Cette procédure permet également à l’agent de noter la qualité des produits reçus ou les délais de livraison. » En plus de supporter les principaux traitements du processus d’achat et d’approvisionnement, la solution B-Pack eProcurement Suite 3.0 va faciliter la gestion des référentiels (nomenclatures, fournisseurs, règles de gestion, etc.), des catalogues électroniques et du workflow de validation. Elle mettra également à disposition des équipes du service achats (cinq acheteurs et quatre approvisionneurs) un outil de reporting pour l’élaboration de tableaux de bord et de statistiques. Outre les fonctionnalités, la ville, qui réalise chaque année environ 40 millions d’euros d’achats, a apprécié la capacité de l’outil à s’interfacer avec son système comptable et financier basé sur le progiciel Coriolis de Bull. Ainsi que l’expertise métier et l’accompagnement assuré par les équipes de B-Pack. L’ensemble lui permettant d’espérer un retour sur investissement très rapide et, à terme, la disparition des opérations gérées manuellement. Alors que le paramétrage de l’outil se poursuit, pour un démarrage opérationnel avant la fin de l’année, un autre chantier mobilise le service : la réorganisation des équipes, pour intégrer une partie des acheteurs disséminés dans les diverses directions, afin d’étendre ses missions. « De 3 millions d’euros aujourd’hui, le montant des achats que nous gérons, essentiellement pour des fournitures et des prestations récurrentes, devrait approcher 10 millions à l’horizon 2012 », détaille Chantal Vernay, la responsable du service. Reste à mettre tout cela en musique. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Groupe b-pack - Ouverture de la filiale b-pack Inc à Atlanta Tel: +1 (678) 690-8479 ----------------------------------------------------- La Lettre des achats Mars 2009 N°170
Lancée début 2008 sous l’identité de projet « Clic-achats », l’implantation de la solution d’e-procurement b-Pack au conseil général de l’Ardèche entre, en 2009, dans sa phase opérationnelle. En centralisant la gestion des frais généraux, Clic-achats met fin à un système qui obligeait les services du conseil général à s’adapter, à chaque commande, au fonctionnement des extranets des divers fournisseurs, sans reporting des dépenses. Pour l’heure, sont concernées les commandes de fournitures de bureau et de consommables informatiques, qui représentent environ 550 000 euros, pour 1 500 commandes annuelles. Viendront ensuite progressivement le matériel, le mobilier, les vêtements de travail, etc. À l’avenir, l’outil pourrait être élargi aux achats de fluides.
Alors que la mise en place de SAP est inscrite au schéma directeur des SI financiers du groupe, nous avons préféré, pour la plate-forme d’approvisionnement de la direction du Courrier, opter pour une poursuite de l’étude du besoin, afin de choisir la solution la plus adaptée à nos spécificités. L’organisation de cette direction est, en effet, très décentralisée et quelque 15 000 personnes sont impliquées de près ou de loin dans le processus d’approvisionnement. Nous souhaitions une solution la plus agile, la plus participative et la plus évolutive possible. C’est dans ce contexte que nous avons consulté le marché, avant d’établir une ‘‘short-list’’ constituée de SAP et de deux solutions métier. Sachant que, quoi qu’en disent les éditeurs, la réalité est souvent bien différente du discours marketing. Ainsi, le travail nécessaire pour relier une application à un ERP nous est apparu aussi compliqué avec un nouveau module qu’avec certaines solutions d’e-procurement conçues pour s’interfacer aux progiciels de gestion globaux. Sur l’axe technique, SAP, qui avait bien préparé le terrain, tenait son rang et offrait des opportunités de consolidation des compétences internes. Mais les solutions métier ont fait la différence sur les axes fonctionnel et économique. Et b-pack, dont la mise en œuvre sera conjointement assurée par l’intégrateur CGI et son éditeur BuyingPack au second semestre 2009, l’a emporté. Ceci n’enlève cependant pas aux éditeurs d’ERP leurs nombreuses références clients et retours d’expérience sur le processus
http://www.e-achatsolutions.com/newsletter/EACHATSINFOS16FEVRIER08.pdf 3 QUESTIONS A… Bertrand Drouet, Directeur de la Trésorerie et des Achats du Groupe Vivadour e-Achats Infos : Comment sont organisés les achats du Groupe Vivadour ? Bertrand Drouet : Vivadour est un groupe du secteur agroalimentaire composé d’environ 25 sociétés. Cette structure fondée il y a 15 ans a été constituée par des fusions successives de coopératives agricoles et par croissance externe. Avec un chiffre d’affaires de 300 M€, 5 000 agriculteurs adhérents et 800 emplois dans le Gers, c’est le premier employeur de ce département et il se place au 1er rang des collecteurs de céréales et oléo-protéagineux de la région Midi-Pyrénées. Les achats de production et hors production sont séparés. Les premiers sont placés sous l’autorité des Directions Métiers (au nombre de 5). Les achats hors production représentent environ 30 M€ par an. L’an dernier, la Direction Générale a décidé la création d’une Direction des Achats et m’en a confié la responsabilité avec pour mission la réorganisation et l’optimisation des achats hors production. 3 000 fournisseurs actifs sont recensés pour les achats hors production, ce qui correspond à environ 45 000 à 50 000 lignes de factures par an. Le groupe est très décentralisé avec 500 centres de coûts analytiques répartis sur 150 sites géographiques. Sur chacun d’eux, une ou plusieurs personnes peuvent faire une demande d’achat, qui est remontée à l’acheteur après approbation, lequel recherche les meilleurs fournisseurs, regroupe les demandes et effectue la commande. Nous recherchons ici une dématérialisation la plus poussée possible du processus (gestion de catalogues, automatisation des schémas d’approbation par la voie budgétaire…). e-Achats Infos : Pourquoi et comment avez-vous mis en place un outil d’e-achat ? Bertrand Drouet : Nous avons décidé de rationaliser les achats hors production en divisant par deux le nombre de fournisseurs et en travaillant sur le référencement. Le projet a été lancé il y a un an. Nous avons mis en place l’outil BP-EPS de BPS pour servir de support à l’organisation. L’outil a été choisi pour sa simplicité au niveau utilisateur et parce que c’est une application web donc facile à déployer. Le pilote a démarré début décembre 2007 avec une trentaine de personnes ayant une vision transversale au moins au sein de leur Direction Métier. Le pilote porte sur les frais administratifs (fournitures de bureau, équipements informatiques, achats d’honoraires, téléphonie mobile…). Nous avons paramétré l’outil en adaptant les procédures (habilitations, schémas de validation) lorsqu’elles existaient. A partir de la demande d’achat émanant d’un centre de coût, l’arborescence se met automatiquement en oeuvre : centre de coût, site, livraison, etc. En même temps que le pilote fonctionne, d’autres familles d’achats sont déployées (carburant, gestion de flotte véhicules légers…). Une cinquantaine d’utilisateurs ont été formés pour le lancement du pilote. La formation se déroule par groupes durant une demi-journée. Pour certains utilisateurs, ce n’est pas suffisant, c’est pourquoi nous prévoyons de faire de la formation sur site, dans le contexte d’utilisation, premier trimestre 2008. e-Achats Infos : Quels bénéfices attendez-vous de cet outil et de cette réorganisation des achats ? Bertrand Drouet : Sur les quelques 50 000 factures fournisseurs, un pourcentage important doit être dématérialisé et peut donc entrer directement dans le processus de comptabilité, ce qui entraîne un allègement de la charge pour les comptables, lesquels peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Auparavant (avec la procédure papier), nous n’avions aucune approche de contrôle budgétaire. Avec l’outil d’e-achat, nous pouvons mettre en place une approche analytique plus pragmatique avec une gestion des lignes budgétaires en temps réels. Les écarts seront ainsi gérés et non plus subis. Les bénéfices attendus sont de trois ordres : 1. L’économie obtenue grâce à la négociation de contrats cadres fournisseurs ; à la mise en ligne de catalogue géré par des acheteurs transversaux groupe ; à la collaboration avec les fournisseurs sur certains types d’achats ; en massifiant la relation fournisseur et en ouvrant le spectre. 2. L’organisation et la rationalisation, permettant une réduction d’effectifs dans des services ou sur des tâches non productifs au profit de services de production ou de fonctions à plus haute valeur ajoutée. 3. Une meilleure visibilité sur les dépenses et une approche budgétaire a priori : une demande d’achat pourra ne pas être autorisée si elle n’est pas dans un cadre budgétaire. ---------------------------------------------------------------------------------- Le Conseil Général de l’Ardèche et l’entreprise b-pack ont été mis à l’honneur lors de la remise des trophées de l’ARSEG (Association des Directeurs et Responsables des Services Généraux) grâce au projet CLIC ACHAT qui vise à contrôler l’ensemble de la chaîne de la commande publique de la collectivité. Tout les ans, l’ARSEG (Association des Directeurs et Responsables des Services Généraux) réuni les professionnels du secteur pour remettre les Trophées des Services Généraux. Cette année, la remise des trophées a eu lieu au cours d’une grande soirée le lundi 15 décembre en la salle Gaveau, rue La Boétie à Paris. Un jury indépendant composé de professionnels reconnus (AXA, Ville de Paris, Caisse d'Epargne...) nomme chaque année le "DIRECTEUR DES SERVICES GÉNÉRAUX DE L’ANNÉE" et distribue des récompenses pour 5 catégories associées à des projets sur les thèmes suivants :
Les principaux axes recherchés étaient la redéfinition de la stratégie achats, la mise en œuvre de nouveaux services aux collaborateurs, la remise à plat des processus d'approvisionnements, la mise sous control de l'engagement de la commande public tout en améliorant la gestion des relations avec les fournisseurs dans le cadre des marchés. L’enjeu principal d’automatiser et de mettre sous contrôle l’ensemble de la chaîne de la commande publique tout en offrant un service pertinent à l’ensemble des collaborateurs a été parfaitement atteint. -------------------------------------------------------
Ce projet s’inscrit dans le cadre d’un chantier plus vaste de mise en place de SAP pour tous les métiers du groupe. « Pour sa plate-forme d’approvisionnement, la branche Courrier a préféré opter pour un outil différent, dont les fonctionnalités correspondaient mieux aux besoins de ses utilisateurs », explique Antoine Doussaint, directeur des achats du groupe. La solution b-pack en environnement web, qui couvrira l’ensemble du processus d'approvisionnement, depuis la demande d'achats jusqu'à la facture, vient compléter le progiciel Baan, déjà utilisé en interne pour gérer les approvisionnements des bureaux de poste. Elle sera utilisée par près de 800 acheteurs et plus de 14 000 utilisateurs hors métier, pour gérer 1,8 milliard d’euros d’achats. Sa mise en œuvre, conduite conjointement par BuyingPack et l'intégrateur CGI, est prévue dans le courant du second semestre 2009. Le projet SAP, dont la phase de conception générale a démarré il y a six mois, est quant à lui programmé sur 2009 et 2010. ------------------------------------------------------- La Ville de Saint-Etienne choisi b-pack eProcurement Suite 3.0 pour la gestion de ses achatsAu terme d’une consultation par appel d’offres, la Ville de Saint-Etienne vient de retenir l’éditeur Français b-pack avec sa solution b-pack eProcurement Suite 3.0 dédiée à la gestion ainsi qu’à la mise sous contrôle de l’engagement de la commande publique. Cette suite logicielle particulièrement riche, répond pleinement aux besoins exprimés de nos jours par les collectivités et administrations à savoir :
Avec ce projet, la Ville de Saint Etienne via la Direction achat et Logistique compte bien cartographier l’ensemble des procédures d’achat afin de les uniformiser via leurs informatisation. Cette volonté de moderniser les procédures d’achat et d’approvisionnement des services assurera progressivement la disparition des processus gérés de manière manuelle afin d’améliorer de manière significative la performance globale de ses achats. En plus des fonctionnalités de l’application, la Ville de Saint-Etienne a été séduite par la rapidité de la mise en œuvre de la solution et sa totale capacité à s’intégrer dans le système comptable et financier. Les consultants de b-pack appuient leur expertise sur une connaissance approfondie de l’univers des achats publics et sur une parfaite maîtrise de ses processus. b-pack est reconnu par ses clients et ses partenaires pour son expertise technique et fonctionnelle basée sur les facteurs clés de succès des projets d’e-Procurement. Cette assurance d’avoir un projet maîtrisé permet à la Ville de Saint-Etienne d’espérer un retour sur investissement très rapide. En effet, b-pack va permettre de fluidifier l’ensemble de la chaîne des approvisionnements, tout en permettant d’actionner de nombreux levier d’économies. C’est bien la garantie d’un projet réussi. ------------------------------------ Découvrer l'interview de Xavier PIERRE-BEZ lors de la conférence Achat de Crop and Co 2008 http://www.lereseaudesachats.com/index.php?option=com_content&task=view&id=496&Itemid=63 ------------------------------------ La suite b-pack eProcurement met l'accent sur le développement durableb-pack TM historiquement implantée à Aix-en-Provence et à Paris, spécialisée dans le développement de solution de gestion des achats électroniques pour les grands comptes, administrations et collectivités propose une offre résolument tournée vers l'amélioration de la productivité des organisations provenant essentiellement de l'optimisation des flux d'Approvisionnements/Achats et Logistiques mais aussi par la dématérialisation et l'automatisation des processus manuels et papiers. L'efficience ainsi dégagée, peut justifier à elle seule les efforts de modernisation des entreprises, et a pour conséquence une réduction globale des consommations de matières et d'énergies très importante. D'autre part, b-pack est aujourd'hui leader dans la mise en place de ces outils dans le milieu de l'environnement, avec comme clients principaux le groupe GDF Suez, Suez Environnement, Pizzorno Environnement...chez qui nous gérons, en plus des flux achats, les taxes sur les polluants et les processus d'exploitation des déchets. Dématérialisation des flux papiers En supprimant les formulaires papiers, commandes, factures..., et en les acheminant par voie électronique, nous supprimons la majeure partie de l'impact environnemental de millions de transactions. Catalogues électroniques Lorsque 7000 enseignants de la Direction des affaires scolaires de la Mairie de Paris troquent leurs catalogues papiers de fournitures de classes par un système de consultation de catalogues électroniques en lignes avec saisie des expressions de besoins, ou lorsque 3000 utilisateurs de sociétés de maintenance d'installations industrielles peuvent avoir accès en ligne aux millions de références de pièces mécaniques en provenance de leurs centaines de fournisseurs, cela fait à la fois évoluer les méthodes de vente des fournisseurs, et économiser des centaines de milliers de pages de catalogues imprimés et acheminés vers les utilisateurs finaux. Optimisation des flux achats et logistiques En rationalisant les fournisseurs et les bons de commandes, le système permet d'économiser environ 20% des flux logistiques, supprime la plupart des commandes inutiles (doublons, consommables mal gérés,...), et réduit les retours de marchandises suite aux litiges. |
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